مدیریت

بررسی مسائل اداری ایران

 

مدیریت دولتی پدیده‌ای چند وجهی است. عده ای بر وجه مدیریتی آن پامی‌فشارند و برخی با توجه به جنبه عمومی، آن را سیاسی می‌دانند و بعضی با تاکید بر نقش تنظیمی‌اش، آن را پدیده‌ای کاملاً حقوقی قلمداد می‌کنند. هر یک از این رویکردها بر ارزشها، روشهای کار و نظامهای سازمانی متفاوتی تاکید ‌دارند و به شهروندان و کارکنان به شیوه ای متفاوت می‌نگرد، اطلاعات را به شیوه ای خاص جمع آوری و تحلیل می‌نماید که به نتایج ویژه‌ای منجر می‌شود. بنابراین، مسائل اداری ایران را می­توان با رویکردهای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. به سخن دیگر، اگر مسائل اداری ایران را به صورت یک نیاز، یک کمبود، یک محدودیت، یا یک نارضایتی محسوس در جامعه تعریف کنیم، راهکارهای آن با رویکردهای متفاوت یکسان نخواهد بود. آنچه در این مجمومه مورد تاکید است، بررسی مسائل اداری با رویکرد "مدیریت کلان" است. یعنی اگر دولت را به مثابه مدیریت کلان کشور در نظر بگیریم، ناکامدی و غیراثربخشی چنین دولتی حکایت از نارسایی های بنیادی دارد که می توان آنها را در زمره مسائل اداری ایران برشمرد.

 

نظام اداری

عناصر نظام ادارى بطور سنتى در ایران به چهار مقوله تشکیلات ، قوانین و مقررات، نیروى انسانى، و روشها تقسیم مى شود (اصلانى[R1] ، 1378؛ انصارى[MSOffice2] ، 1378). اما براى مسئله یابی و ایجاد تحول اداری، چنین تقسیم بندى کلى، کمک چندانى نمى­کند. آنچه  در تحول اداری مورد نیاز است،  توجه جزیى تر بر عناصر نظام ادارى است تا امکان تحلیل آنها با رویکرد ارتقای اثربخشی و کارایی نظام اداری فراهم گردد.

 

به اعتقاد نگارنده، مدل هفت S مک کینزى (اوبولنسکى[R3] ، 1996) مى­تواند جزییات بیشترى از نظام ادارى ایران را نشان دهد. این مدل، یک ابزار تشخیصى مناسبى است که توسط شرکت مشاوره مک کینزى ایجاد شده است. با اقتباس از این چهارچوب، هفت متغیر متعامل در نظام اداری (راهبردها و خط مشی­های ادارى، ساختار ادارى، سبکهاى مدیریت، فرهنگ ادارى، سیستمهاى ادارى، قابلیت ها و فناوری­های اداری، و نیروى انسانى) را می توان شناسایی کرد که بر چگونگى عملکرد و آنچه که باعث موفقیت یا شکست مى شود، اثر مى­گذارند. شناخت هر متغیر، و راهى که آنها بر همدیگر و کل نظام ادارى اثر مى­گذارند، مى­تواند دید منحصر بفردى را فراهم سازد که دیگر مدلها چنین قابلیتى را ندارند.

 

 

 

 

 

فرایند مسئله یابی و حل مسئله

به زعم جورج هوبر، فرایند مسئله یابی و حل مسئله به شرح زیر است:

  1. مسئله یابی
  2. تشخیص ماهیت مسئله
  3. گزینه یابی (راهکارهای بدیل)
  4. ارزیابی و انتخاب بهترین گزینه
  5. اجرای گزینه انتخاب شده

 

 

 

 

 

مسئله اداری

مشکل یا مسئله عبارت است از اختلاف بین آنچه باید اتفاق بیافتد و آنچه اتفاق افتاده است، به گونه ای که نیاز به اصلاح آن احساس گردد. مشکل اداری باید جنبه سازمانی داشته باشد. بنابراین، مسئله عبارت است از چیزی که توان سازمان را برای نیل به هدف می­کاهد.

 مهمترین ویژگی های مشکل اداری عبارتنداز: 1) مشکل اداری از دیدگاه های مختلف به صورت های گوناگون جلوه می نماید؛ 2) مشکل اداری مجموعه ای بهم پیوسته و وابسته از مشکلات فرعی است؛ 3) مشکل اداری ممکن است ناشی از نارسایی سیستم های موجود و عدم سازگاری آنها با شرایط جدید باشد؛ 4) مشکل اداری ممکن است در یکی از ابعاد سیاسی، اجتمایی، فرهنگی، فنی، اقتصادی و ماننداینها بیشتر جلوه گر شود؛ و 5) مشکل اداری ممکن است جنبه استراتژیک داشته باشد و کل سازمان یا نظام اداری را متأثر سازد.

 

مسئله یابی مبتنی بر یادگیری

اگر ما ذهن انتقادگری داشته باشیم، می توانیم وضعیت های منفی را در بخش دولتی یا نظام اداری شناسایی کنیم که معرف مسائل و مشکلات اداری هستند. اما این اکتشاف کافی نیست مگر آنکه به دنبال آن راهکارهای اصلاحی نیز ارائه شود. در این صورت می­توان گفت فرایند یادگیری در سازمان شکل گرفته است. همان طور که آجریس اشاره می کند، یادگیری سازمانی یعنی کشف و اصلاح خطا. بنابراین، فرایند مسئله­یابی اولین گام در فرایند یادگیری به شمار می­رود. یادگیری می تواند به دو روش عمده صورت گیرد:

1)      یادگیری تک حلقوی: زمانی اتفاق می افتد که در بستر اهداف و سیاست های جاری سازمان دولت، خطاها کشف و اصلاح شوند.

2)   یادگیری دو حلقوی: یاگیری دوحلقوی زمانی اتفاق می افتد که علاوه بر کشف و اصلاح خطاها در سازمان دولت هنجارها، رویه ها، سیاست ها، و اهداف موجود نیز زیر سئوال می رود و جایگزینی آنها در دستور کار قرار می گیرد. 

مفهوم آسیب

همان طور که گفته شد زمینه ساز آنچه که می توان "آسیب مدیریتی" قلمداد کرد تغییر در ابعاد مختلف مدیریت است. سازمان ها در طی دو دهه گذشته باچالشی روبرو شده اند که ناشی از ورود به عصر اطلاعات است؛ عصری که تغییر محیطی و سازمانی با شتاب بسیار در آن جریان دارد. در این شرایط است که تصور آسیب[1] می تواند به وجود آید.

 

به طور کلی چنین فرض می شود که اگر تغییری واقع نشود، شک و پرسشی در مورد امر واقع مطرح نمی شود. بدین معنی که طرح پرسش از درستی یا نادرستی واقعیت خارج از ذهن، معلول تغییر رابطه شناسا با واقعیت مذکور است. اگر شناسا یا واقعیت یا رابطه مذکور تغییر نکند، پرسشی نیز مطرح نمی شود. به همین ترتیب تبیین آسیب نیز می تواند در سه سطح صورت گیرد: 1) بررسی شرایطی که چگونگی ادراک ما را از واقعیت نشان می دهد و دیگر ما آن را طبیعی و بدیهی و عادی تلقی نمی کنیم؛ 2) بررسی شرایطی که واقعیت تغییر یافته و با بدیهیات و امور معمول ذهن ما وفق نمی دهد؛ و 3) بررسی شرایطی که ساختار ارتباط ما با جهان خارج از ذهن دگرگون شده و ارتباط همچون گذشته را برقرار نمی کند.

 

حال به اختصار سه نوع قضاوت یا داوری در باره آسیب مندی مدیریت دولتی را مرور می کنیم:

  1. حالت اول: تحول در نزد ناظر اتفاق افتاده است. یعنی باور به دولت کارامد و اثربخش در نزد ناظر پیدا شده است. در این حالت ناظر نیازمند سازه های عینی و مفهومی جدیدی است تا در آنها استقرار یابد و با دیدی منفی نسبت به سازه های موجود اداره امورعمومی می نگرد. به عبارت دیگر، شهروند تحول گرا، نظام مدیریت دولتی را ناشایست می یابد، زبان و ادبیات رفتار دستوری با او بیگانه اند. او در مقابل چنین نظامی یا ایستادگی می کند و یا به انزوا می گراید و به تلخی و دشواری سازوکار مدیریت دولتی سنتی را تحمل می کند زیرا واقعیت بیرونی "همدل او" نیست.
  2. حالت دوم: تحول از نوع مدیریت دولتی نوین در واقعیت  بیرونی اتفاق  افتاده است. در این حالت  ناظر  درمی یابد که سازه های موجود مدیریت دولتی دگرگون شده اند و استقرار او از بین رفته است. او نیز با دید منفی به سازه های تحول یافته می نگرد و هنجارهای تحول یافتگان را نمی پذیرد. چنین فردی نیز یا به انزوا می گراید و یا به تلخی و دشواری وضع دگرگون یافته را تحمل می کند زیرا او همدل واقعیات بیرونی نیست.
  3. حالت سوم: تحول همزمان در ناظر و در واقعیت اتفاق افتاده است یا در هیچکدام، اما ارتباط ناظر با واقعیت تغییر کرده است. در این حالت وضعیت ناظر شبیه کسی است که در مقابل واقعیت دگرگون یافته قرار می گیرد زیرا او از ثبات خویش مطمئن است و می پندارد که واقعیت دگرگون شده حال آنکه تنها نوع و طریق ارتباط آنها عوض شده است.

 

مسئله­ای که  در اینجا رخ می نماید این است که تأخر یا پس افتــــــادگی شرط لازم برای تلقی آسیب مندی از پدیده های اطراف است. به عبارت دیگر، اگر پیکره های سازمانی همراه و همزمان تغییر کند، داوری و صدور حکمی مبنی بر آسیب مند بودن پدیده ها  رخ نخواهد داد. شرط کافی برای چنین حکمی نیز عدم وفاق با پدیده هاست. چه در آنجا که ما تغییر می کنیم و نظام مدیریت دولتی ساکن است چه آنجا که ما ساکنیم و مکدیریت دولتی متحول و چه آنجا که رابطه ما با نظام مدیریت دولتی دگرگون می شود. در هر سه حالت از بین رفتن همدلی تلقی آسیب مندی را شکل می دهد.

 

آسیب مفهومی است که مصادیق آن را در نمودهای آن می توان یافت. درست همان طور که در پزشکی "سرطان" اصطلاحی است که وضعیتی خاص را توصیف می کند که در آن وضعیت نارسایی پاره ای از اندام ها باعث از بین رفتن عملکرد مورد انتظار (بقاء) می شود. بنابراین، آسیب را نه از خود آن بلکه از نمود و نشانه های آن می شناسیم. نمود آسیب مدیریت دولتی در مرحله مشاهده در ناکارامدی آن دیده می شود یعنی اثربخشی و کارایی مدیریت دولتی در حد معیارهای قابل قبول نیست. اگر ما انتظار داریم که 5 درصد مدیران بخش دولتی رفتارهای آمرانه داشته باشند، مشاهده نسبتی بیش از این مقدار را می توان آسیب برشمرد. در مرحله تشخیص نیز برون داد مورد انتظار که هنجارهای نظامی هستند، نشانه های آسیب را آشکار می کنند. به عنوان مثال، اگر برون داد بخش دولتی رضایت شهروندان را در حد قابل توجهی برآورده نسازد، با پدیده آسیب مواجه هستیم.

 

با این حال، می دانیم که عرصه های آسیب یعنی آن جاهایی که آسیب در آنها  می تواند آشکار شود یا در حال حاضر در آن عرصه ها وجود دارد، می تواند متفاوت باشد. مثلاُ مدیریت دولتی کارکرد نظارتی خود را از دست می دهدیا افت بهره وری نشانگر بی علاقگی کارکنان بخش دولتی است. در این وضعیت ها، از یک سو باید در مقام تشخیص، برون دادها را نظارت کنیم تا معلوم شود که حد مورد انتظار را دارند یا نه و از سوی دیگر، در مقام تجویز و معالجه، با توجه به عوامل موثر بر بروز آسیب اقدام کنیم. بنابراین، تبیین یعنی شناخت عوامل موثر،  هم در مرحله تشخیص و هم در مقام علاج ضروری است. اصولاً تشخیص عبارت است از تشخیص چگونگی شکل گیری نشانگان آسیب و علاج نیز با رفع این عوامل صورت می گیرد. نکته دیگر آنکه عوامل موثر بر آسیب های مدیریتی هم می توانند درون زاد باشند و هم برون زاد. علی ایحال، گرچه در مقام تبیین و سپس برای درمان، نیازمند شناسایی منشاء آسیب هستیم، اما این امر منوط به توصیف و تشریح نشانگان آسیب است.

 

ادبیات مرتبط با مسائل اداری

مسئله یا مشکل اداری معمولاً در یکی از زیر سیستم های اداری خود را نشان می دهد. بنابراین ضروری است، متناسب با زمینه ظهور آن ادبیات مدیریتی مرتبط با آن بررسی و احصاء شود. منظور از ادبیات مدیریتی مجموعه ای است از تعاریف، نظریه ها، مدل ها، دیدگاه ها، رویکردها، طبقه بندی ها، فرایندها، کارکردها، و … که در رابطه با یک موضوع مطرح می شود و حاصل یافته های پژوهشی و تجربی نوع بشر است.

بررسی ادبیات مدیریت مرتبط به مسئله، پژوهشگر را با ابعاد مختلف موضوع آشنا می سازد و ممکن است به نتایج یافته های پژوهشی برخورد کند که عیناً در رابطه با مسئله اداری مورد نظر انجام شده است. ادبیات مدیریت در حل مسئله، حکم ذهن انگیزی را برای کاوشگر مسئله دارد. در بررسی ادبیات پژوهش لازم است نکات زیر مورد لحاظ قرار گیرد:

1.تفکر نقادانه

2.تقابل نظرات نویسندگان

3.ترکیب و تلفیق نظرات

4.مرتبط بودن ادبیات

 

شرایط وضعی

بعد از مسئله یابی و ادراک سطحی، لازم است به علت به وجود آمدن آنها فکر کنیم تا بتوانیم به مسائل واقعی دست پیدا کنیم. اگر تنها به مسائل سطحی توجه کنیم، ممکن است توجه ما از علت اصلی مسائل منحرف شود. معمولاً شرایط وضعی هر سازمان دولتی معرف علل شکل گیری مسئله است. بنابراین، لازم است کاوشگر مسئله، شرایط وضعی سازمنهای دولتی را با استفاده از مدل های متداول به گونه ای تشریح و تحلیل نماید که بتوان علل شکل گیری مسئله را در قالب مدل استخوان ماهی به نمایش گذارد. مدل هفتS یکی از این مدل هاست که سازمان را در ابعاد هفت گانه به تصویر می کشد. اگر بر این مدل تاثیرات محیط خارجی را نیز اضافه کنیم، آنگاه می توان به طور جامع به تبیین علل شکل گیری مسئله پرداخت


.

 

پیشنهادها و توصیه­ها

در این بخش لازم است کاوشگر با توجه به علل شکل گیری مسئله و با کمک گرفتن از پایه های نظری به ارائه راهکارهایی برای حل یا تقلیل مسئله بپردازد. مسلماً راهکارهای مختلفی برای حل مشکل اداری وجود دارد. گزینه­ها اقدامات و عملیاتی هستند که می­توانند راه حل مشکل اداری باشند. در این مرحله کاوشگر سعی می­کند راهکارهای مختلف را احصاء کرده و فهرست کاملی از آنها را تهیه کند. برای یافتن گزینه ها باید عوامل شکل دهنده و به وجود آورنده مشکل شناخته شود و روابط بین آنها کشف گردد. در این حالت با توجه علل ایجاد مشکل می توان به راه حل هایی دست یافت. استفاده از راه حل هایی که توسط دیگران به کار گرفته شده نیز می­تواند در تکمیل فهرست گزینه ها موثر باشد (نتایج مطالعات تطبیقی). همچنین نظرخواهی از صاحب نظران و کارشناسان و مشورت با آنها نیز منبع غنی برای یافتن راهکارهاست.

 

آنگاه کاوشگر برای سنجش گزینه های به دست آمده مقیاس ها و معیارهایی را بر می گزیند. این معیارها می تواند کمی یا کیفی و یا ترکیبی از هر دو باشد. پس از انتخاب معیارها باید نتایج حاصل از گزینه های مختلف را برحسب معیارهای انتخابی مورد قضاوت قرار دهد. خطری که در این مرحله وجود دارد آن است که کاوشگر ارزیابی های خود را متوجه نتایج زودرس و کمی نماید. در ارزیابی نتایج راهکارها، این نکته حائز اهمیت است که یک راهکار ممکن است دارای پیامدهای مثبت و منفی باشد. بنابراین، کاوشگر باید مجموع نتایج آن را مدنظر قرار دهد.  روش تحلیلی هزینه و مزایا چارچوب ساده ای برای ارزیابی گزینه هاست. در این روش ضمت تعیین هزینه و مزایای هر گزینه، راهکاری که مزایای آن بیشتر است انتخاب می گردد. پس از آنکه نتایج حاصل از هر راهکار مورد ارزیابی قرار گرفت، می توان از طریق مقایسه، بهترین راهکار را انتخاب و به عنوان پیشنهاد مطلوب ارائه کرد.

 

در ارزیابی گزینه ها، شاخص های زیر می تواند ملاک عمل قرار گیرد:

  1. قابلیت اجرا (Feasibility)
  2. قابل پذیرش (Acceptability)
  3. سازگاری (Adaptability)
  4. خطر آفرینی (Risk)
  5. هزینه فایده (Cost & benefit)

 

  چگونگی پروراندن ایده ها

وقتی مسائل واقعی مشخص شدند، باید در مورد چگونگی حل آن بیاندیشیم. در این مرحله مهمترین موضوع این است که فقط به ارائه یک ایده اکتفا نکنیم، بلکه هرچه بیشتر بتوانیم زوایای مختلفی را کشف کنیم. هرگز نباید فکر کنیم که یک ایده کافی است. ایده ها باید از زوایای مختلف مورد بررسی قرار گیرند و هرچه بیشتر نقطه نظرات مختلفی را به دست اوریم، امکان بهتری برای پیدا کردن راه حل مناسب وجود خواهد داشت. برای ارائه ایده ها استفاده از مدل های خلاقیت مانند یورش فکری می تواند بسیار مفید باشد.

     

 

 

 

 


خلاقیت

خلاقیت عبارت است از به کارگیری توانایی های ذهنی برای خلق یک فکر یا مفهوم جدید (کیزر، 1968). خلاقیت برای بقای هر نوع سازمانی لازم است. تغییرات سریع محیطی و ضرورت پیش بینی راههایی برای پاسخ به این تغییرات، اهمیت خلاقیت را نمایان می سازد. میزان معینی از هوش برای ظهور خلاقیت لازم است، ولی بعداز این میزان رشد و ظهور خلاقیت بستگی به عواملی به جز هوش دارد. نتایج تحقیقات ارتباط متوسطی را بین هوش و خلاقیت نشان می دهد، اما رابطه بین هوش و خلاقیت با بالا رفتن بهره هوشی (Intelligent Quotient) کمتر می شود.

دو نوع خلاقیت وجود دارد. خلاقیت اکتشافی: ایده ای است که مانند صائقه به ذهن خطور می کند و نوعی کشف مفاهیم اصلی است مانند اختراع موتور بخار. این نوع خلاقیت نادر است و درصد کوچکی از کل خلاقیت را شامل می شود. خلاقیت جزئی: این نوع خلاقیت تنها به بهبود جزئی در چیزها نظر دارد. این نوع خلاقیت در دسترس همه است.

 

 

 

 

 

 

 


فرایند خلاقیت

  1. ایجاد نگرش موافق برای پذیرش افکار و طرح های جدید: رهایی از تفکر ساخت یافته
  2. افزایش حساسیت افراد نسبت به مسئله: تمرکز کامل بر یک مسئله
  3. مهیا ساختن شرایط خلاقیت از طریق فراهم ساختن مواد خام لازم (تامین منابع علمی، مشاهده، مصاحبه و ....)
  4. ایجاد سلاست فکر (idea fluency): توان گردآوری فکرها و ایده های متنوع و متعدد در مورد مسئله
  5. استمرار فعالیت ضمیر ناخودآگاه بر روی مسئله: ذهن خودآگاه را برای مدتی از مسئله فارغ کنیم تا این فرصت ایجاد شود که ذهن ناخودآگاه به یافتن راه حل مسئله بپردازد.
  6. درخشش ناگهانی یک فکر: انتظار اینکه سرانجام از تجمیع و ترکیب ایده های مختلف، یک فکر جدید جرقه بزند.

 

روشهای افزایش سلاست فکر

  1. یادداشت برداری
  2. انتخاب زمان و مکان مناسب
  3. تقویت حس کنجکاوی و توان پرسیدن
  4. استفاده از روابط میان افکار
  5. تغییر شکل وضع موجود
  6. تهیه فهرست ویژگی ها
  7. تحلیل شبکه: برقراری رابطه میان دو شی یا دو فکر در قالب یک ماتریس ریخت شناسی
  8. ذهن انگیزی (brainstorming)
  9. هم اندیشی غیر مستقیم: طرح یک مسئله کلی تر مشرف بر مسئله خاص  و امید به اینکه ایده های مطرح شده راهکاری برای حل مسئله فرعی نیز باشد.
  10. هم اندیشی رقابتی مستقیم: تشکیل گروههای کوچک برای ایده زایی و تبادل ایده ها بین گروها
  11. قرار دادن خود به جای دیگران
  12. استفاده از رویدادهای پیش بینی نشده
  13. برداشت از گزارش ها و نامه ها
  14. تحلیل داده ها و بازداده ها.

 

ترغیب خلاقیت

راههای متعددی برای تقویت خلاقیت بکار می روند که از آنجمله است:

  1. ایجاد فضای خلاق: تقویت فرهنگ خلاقیت
  2. اختصاص دادن بخشی از وقت افراد برای خلاقیت
  3. استفاده از سیستم پیشنهادها
  4. ایجاد واحد ویژه خلاقیت و نوآوری

 

بهبود نظام اداری

بهبود نظام اداری روش های برنامه ریزی شده و نظام مند در راستای تغییر است که هدف آن افزایش اثربخشی نظام اداری است. ویژگی های بهبود نظام اداری عبارت انداز: 1) تغییر طرح ریزی شده؛ 2) رویکرد مشارکتی؛ 3) بهبود عملکرد؛ 4) به کارگیری صاحب نظران؛ 5) رویکرد سیستمی؛ 6) اتکا بر روش علمی.

 

اهداف بهبود نظام اداری

کیلمن (Kilman) اهداف اولیه برنامه های تحول اداری را به شرح زیر لیست کرده است:

       1.         افزایش بهره وری

       2.         جلب رضایت شهروندان

       3.         بهبود موضع رقابتی یک ملت در منطقه یا جهان

       4.         افزایش مشارکت مردم در اداره امور عمومی

       5.         ارتقای روحیه کارکنان دولتی

       6.         بهبود مهارت ها و راهبردهای مدیریتی

 

مراحل بهبود نظام اداری

  1. بررسی نظام اداری موجود ( بررسی و تبیین وضعیت موجود معماری سازمان دولت )
  2. تدوین معماری مطلوب ( ارائه وضعیت مطلوب نظام اداری براساس  طراحی استراتژیک )
  3. تدوین برنامه گذر از وضع موجود به وضع  مطلوب ( با توجه به امکانات و محدودیت ها )
  4. پیاده سازی و استقرار
  5. حمایت و نگهداری
  6. ارزیابی و نظارت مستمر جهت تصحیح خطاها  ( بهبود مستمر )

 

ویژگی های نظام اداری ایران

نتیجه یک  نظرسنجی در سال 1380 از مردم، مدیران، کارکنان و صاحب نظران در خصوص نظام اداری نشانگر آن است که نظام اداری ایران با ویژگی های زیر قابل تبیین است:

 

  1. بخشی نگر و درون گرا
  2. روزمره مدار و نزدیک بین
  3. تحول گریز و محافظه کار
  4. مشارکت ناپذیر، خودمحور و افزون طلب
    1. تجربه گرا، سنتی، و دانش گریز
    2. بی نظم و ناهماهنگ
    3. مداخله گر، مجری، رقابت ناپذیر و دولت مدار
    4. تعهد پذیر و اخلاق گرا
    5. بالقوه توانمند و مستعد تحول

 

 

 

نقاط قوت نظام اداری

تهدیدهای نظام اداری

-برخورداری نسبی از نیروی انسانی با تجربه و دانشگر

-دسترسی فزاینده به منابع اطلاعاتی و دانش مدیریت و فناوری های نوین اداری

-برخورداری از رشد نسبی دانش و بینش تخصصی و حرفه ای در مدیران

-جهانی شدن و الزامات و انتظارات ناشی از آن

-مواجه شدن با نارضایتی عمومی و کاهش اعتماد جامعه به تحقق آرمان ها و اهداف

نقاط ضعف نظام اداری

فرصت های نظام اداری

فقدان یکپارچگی و انسجام دورنی

سیاسی شدن نظام اداری

عدم توجه به شهروندمداری

عدم تمایل به مشارکت پذیری

مقاومت در برابر تحول و نوسازی

-تمایل جامعه و نهادهای تخصصی و مدنی به مشارکت در تصمیم سازی و ارتقای کیفیت مدیریت بخش دولتی

-خواست واستقبال جامعه از انجام اصلاحات اداری

-حساسیت و توجه ویژه مقام رهبری و مجلس به انجام اصلاحات

 

 

اهم مشکلات نظام اداری ایران

باتوجه به گزارش برنامه تحول در نظام اداری ایران (1381)  مهمترین مشکلات نظام اداری  عبارتنداز:

  1. عدم وجود تعریف صحیح و قطعی از دولت و رشد نا متناسب کمی کارکنان دولت و عدم پاسخگویی حجم فعلی آن در برخی از امور
  2. عدم وجود تعریفی دقیق و قطعی میان وظایف ملی و استانی و غیرذاتی بودن اختیارات مقامات محلی
  3. توزیع نا مناسب وظایف بین دستگاههای اجرایی از نظر اختلاط در سیاست گذاری، اجرا و .
  4. عدم وجود نظام ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی
  5. عدم وجود ضابطه مشخص جهت انتصابات و عزل ها
  6. عدم وجود الگوهای مدیریتی مناسب جهت اداره بخش های مهم و وسیع کشور
  7. انگیزه کم کارکنان دولت جهت ارائه مناسب خدمات و جلب رضایت مردم به دلیل مشکلات معیشتی؛ مقرراتی، عدم توجه به شایسته سالاری، عدم وجود نظام ارزشیابی صحیح و ...
  8. عدم امکان جذب و نگهداری نیروی انسانی قوی و توانمند در بخش های ستادی، تخصصی و فکری
  9. فقدان برنامه جامع آموزش کارکنان دولت
  10. وجود مشکلات اساسی در بخش تامین اجتماعی و بازنشستگی
  11. عدم ارتباط ارتقای شغلی کارکنان دولت با رضایت مردم و ارباب رجوع
  12. وجود فساد اداری
  13. استفاده از روش های سنتی و قدیمی در ارائه خدمات و عدم استفاده از فناوری اداری
  14. وجود قوانین متعدد و ناسخ و منسوخ راجع به موارد خاص

 

علل و ریشه مشکلات نظام اداری ایران

باتوجه به گزارش برنامه تحول در نظام اداری ایران (1381)  علل مسائل اداری کشور عبارتنداز:

1. عدم استفاده از رویکردهای علمی و تجارب حرفه ای و فناوری های نوین اداری

2. فقدان نگرش راهبردی و بلند مدت نزد مدیران و تصمیم گیرندگان

3. حاکمیت تفکر بخشی نگری

4. ضعف فرهنگ و باور به نسبت به امر پاسخگویی و فقدان سازوکارهای موثر پاسخگویی و نظارت

5. غلبه سبک مدیریتی فرد محورانه، غیر مشارکت جو، و فزون خواه

6. فقدان نظام شایسته سالاری

7. عدم انطباق فرهنگ اداری با مبانی اعتقادی و ارزشی جامعه

8. عدم مبارزه جدی با فساد اداری و ناکارامد بودن سازوکارهای موجود برای جلوگیری از آن

9. فقدان رابطه منطقی میان سیاست های کلان نظام اداری با گزینه های اجرایی و اقدامات عملی

10. غلبه تصور ذهنی و باور اجتماعی بر اینکه نظام اداری تنها محل اشتغال نیروی انسانی کشور است.

11. فقدان آمادگی عملی، پذیرش و تعهد لازم نسبت به ضرورت ایجاد تحول و دگرگونی در نظام اداری کشور

12. اعمال مدیریت ناکارامد بر منابع انسانی بخش دولتی.

 

مسائل نظام اداری جهان سوم

کشورهای در حال توسعه یا ممالک جنوب و یا جهان سوم همه عناوینی هستند که برای توصیف گروهی از کشورها که دارای تشابهات اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، و اداری هستند، بکار گرفته  می شود. این کشورها ضمن تفاوت هایی که باهم دارند، از جهاتی آنچنان شبیه هم هستند که می توان آنها را در یک گروه تحت مطالعه قرار داد. یکی از جنبه های مشترک کشورهای جهان سوم، خصوصیات نظام اداری حاکم بر این جوامع و مشکلات ناشی از آنهاست که از آنجمله می توان به به موارد زیر اشاره کرد (الوانی[f4] ، 1367):

  1. تقلیدی بودن ساختارهای سازمانی و مدیریتی: الگوی اولیه سازمانی این کشورها از کشورهای پیشرفته صنعتی تقلید شده است.
  2. بازدهی کم و ناموثر بودن نظام اداری: شاید یکی از دلایل این امر تقلیدی بودن نظام اداری است، نظامی که با جامعه همخوانی نداشته و این ناسازگاری از کارکرد آن می کاهد.
  3. جایگزینی اهداف فردی بجای اهداف عمومی: در اغلب سازمانهای اداری جهان سوم مدیران به دنبال تحقق اهداف فردی خود هستند و از سازمان به عنوان ابزاری برای نیل به اهداف شخص خود استفاده می کنند. این مشکل در قالب نظریه قدرت-کنترل به خوبی قابل تبیین است. مطابق این نظریه ناهمسویی بین اهداف ائتلاف حاکم بر سازمان و اهداف سازمان کاملاً مشهود است.
  4. نظام ناشایستگی در مدیریت نیروی انسانی: سازمانها در انتصاب و ارتقا، پایبند شایسته سالاری نیستند و عواملی چون خویشاوندمداری، رابطه مداری، قومیت گرایی، و مانند اینها در بکارگیری نیروهای انسانی یک رویه متداول است.
  5. فساد اداری: اگر فساد اداری را به استفاده نامشروع از مقام و موقعیت شغلی تعریف کنیم، در لایه های مختلف نظام اداری و حکومتی این کشورها درجاتی ازفساد اداری مشهود است. مهمترین دلایل این امر عبارتنداز: 1) پیچیدگی قوانین و مقررات؛ 2) ناآگاهی مردم از حقوق خود؛ 3) ضعف ایمان؛ 4) فقر مادی و پایین بودن حقوق و دستمزد کارکنان؛ 5) روحیه فردگرایی؛ 6) به دنبال راههای ساده و سریع بودن.
  6. فرهنگ سخنگویی بجای عمل: در جهان سوم بیشتر در مورد مسائل سخن گفته می شود تا عمل برای حل آنها. در مورد آرمانها و ایده ال ها سخن بسیار رانده می شود، اما از عمل خبری نیست. بنابرین، عمل برای حل مشکلات جای خود را به شعار و سخن می دهد.
  7. مهار گسیختگی بوروکراسی ها: سازمانهای بزرگ با استفاده از قوانین و مقررات، با بهره گیری از اهرم های سیاسی، و منابع مالی بجای آنکه در نقش خدمت گزار مردم ظاهر شوند، به قدرت نمایی پرداخته و در نقش سلطه ظاهر می شوند.
  8. تشکل های غیر رسمی در سازمان: فرهنگ دوستی مشرق زمین به شکل گیری تشکل های غیررسمی زیادی  در درون و بین سازمان ها منجر می شود. که بعضاً در نقش بازدارنده ظاهر می شوند.
  9. روحیه تقدیرگرایی: اعتقاد به سرنوشت از پیش تعیین شده، روحیه انفعالی را تقویت کرده و به آنچه رخ می­دهد رضایت می­دهند و  در مسیر توسعه نقش آفرینی کمتری از خود نشان می دهند.  

 

مسائل عمده اداری ایران

بی شک، نظام اداری ایران به دلیل گستردگی غیرمتعارف با مسائل و مشکلات عمده ای مواجه است که حل یا تقلیل آنها در گرو انتخاب راهکارهای مبتنی بر دانش مدیریتی و بومی سازی آنها متناسب با شرایط ایرانی-اسلامی کشور است. ذیلاً ضمن، اشاره به مشکلات عام نظام اداری، ادبیات مرتبط با آنها نیز به اختصار تشریح می گردد:

 

1. کمرنگ شدن اصول اخلاقی در سازمان های بخش دولتی ایران

همان طور که دونالدسون [R5] (1989) اشاره می کند اخلاق یک امر ذهنی یا صرفاً یک موضوع عقیدتی نیست، بلکه برای فهمیدن بسیار پیچیده، گیج کننده، و دشوار است. رفتار اخلاقی نشانگر "خوب" و "درست" در مقابل "بد" و "غلط" است (سیمز[R6] ، 1992). این مفهوم کاملاً در تعریف رابینز [R7] (1991) از اخلاق دیده می شود. به زعم وی اخلاق مجموعه قواعد و اصولی است که رفتار درست و غلط را تعریف می کند. این پرسش که علیرغم ماهیت دینی حکومت در ایران، چرا رفتارهای اخلاقی در سازمانهای بخش دولتی کمرنگ شده است، ریشه در عوامل زیر دارد:

 
  1. بیکاری: افزایش جمعیت و فعال نبودن بخش خصوصی به دلیل ملی کردن صنایع در مجموع باعث شد که بعداز انقلاب، بخش دولتی به عنوان بخش اصلی جذب جویندگان کار مورد لحاظ قرار گیرد. باتوجه به محدود بودن پست های سازمانی و متقاضیان بالا برای ورود به بخش دولتی، اصل شایسته سالاری برای جذب مدیران و غیر مدیران در عمل به حاشیه رانده شد. افراد زیادی براساس روابط و نه ضوابط وارد بخش دولتی شدند.
  2. محدودیت مالی دولت: توان مالی دولت در حدی نبود که بتواند با پرداخت حقوق و دستمزد مکفی به نیازهای کارکنان متورم بخش دولتی پاسخ دهد. این امر باعث شد در عمل کارکنان به فکر تامین نیازهای مالی خود از طرق دیگری بیافتند. داشتن شغل دوم، واکنش منفی در شکل بدرفتاری با مشتریان، درخواست رشوه، و مانند اینها از جمله راه هایی بود که رفته رفته نمود پیدا کردند و بخشی از اصول اخلاقی اداری را تضعیف یا عملاً کنار گذاشته شد.
  3. جنگ تحمیلی: جنگ یکی از پدیده های بسیار عجیب در حیات بشری است که در بسیاری از موارد نمی­توان برنده ای برای آن تصور کرد. به دنبال شروع جنگ تحمیلی حکومت مجبور بود به توده جوانان وفادار به انقلاب تکیه کند تا در برابر برتری تجهیزات نظامی دشمن به نوعی توازن دست یابد. جدایی این قشر مومن که دارای اخلاق حسنه فراوان بودند، محرومیتی را بر بخش دولتی ایران تحمیل کرد که غیرقابل جبران بود. در عوض میدان در اختیار افرادی قرار گرفت که درصدی از آنها از نظر رعایت اخلاقیات پایه اعتقادی قوی نداشتند.
  4. گزینش های اخلاقی: پیروزی انقلاب اسلامی و تشکیل جمهوری اسلامی، ضرورت شکل­گیری بوروکراسی محافظ را بیش از پیش نمایان ساخت. مطابق این بوروکراسی انتظار می رود کارمند دولت در دو نقش عمده ظاهر شود: 1) نقش نگاهبانی از ایدئولوژی پذیرفته شده و الگو و نماینده آن ایدئولوژی بودن؛ و 2) نقش اداری که همان ایفای وظایف اداری محوله است. از آنجا که در ایدئولوژی اسلامی، اخلاق جایگاه برجسته أی دارد. این انتظار می رفت که افرادی وارد این بخش شوند که ملتزم به رعایت اخلاق و اصول اسلامی بودند، اما فشار بیکاری باعث شد. یکنوع رفتار نفاق آمیز که خود یک رویه اخلاقی ناپسند از نظر اسلام است، شکل بگیرد. وجود گزینش های اخلاقی نیز کارساز نبود. رفته رفته چهره به ظاهر اسلامی و چهره پنهان با لایه های متعدد که معرف شخصیت واقعی بعضی از افراد بود، خود را بربخش دولتی تحمیل کرد. دیگر معلوم نبود که رفتار ظاهری افراد نشانگر ایمان قلبی آنهاست.
  5. تضاد مدیران جوان و بوروکرات های کهنه کار: به دنبال پیروزی انقلاب اسلامی، مدیران واحدهای مختلف از میان انقلابیونی انتخاب شدند که در پیروزی آن سهم داشتند و یا مورد اعتماد انقلابیون بودند. این قشر جوان که معموملاً از طبقه مهندسین بودند، از دانش مدیریتی کلاسیک کم بهره یا بی بهره بودند. لذا مجبور بودند در اداره امور به دانش بوروکرات­های کهنه­کار تکیه کنند. از طرف دیگر به دلیل بی اعتمادی حاصل بین دو طرف، امکان تعامل سازنده برای اداره موثر امور برقرار نمی شد. این دوگانگی نیز به نوبه خود، برخی از اصول اخلاقی را خدشه دار ساخت.
  6. الگو نبودن برخی از مدیران: در اسلام بر الگو بودن مدیران و رهبران جامعه بسیار تاکید شده است. مردم براساس باورهای دینی خود انتظار دارند که مدیران در درجه اول خود به اصول و ارزش های اسلام پایبند باشند و در درجه دوم، رعایت آنها را از مردم مطالبه کنند. اما ادارات دولتی شاهد انتصاب برخی از مدیرانی بود که در عمل با تکیه بر قدرت سازمانی و اداری در جهت منافع شخصی و تحکیم پایه های قدرت خود عمل می کردند و شعار اسلام خواهی سر می دانند. برملا شدن برخی از رانت خواری ها، رشوه خواری ها، و شکل گیری پدیده آقازاده ها از یک طرف و وجود فرهنگ شایعه پراکنی در جامعه باعث شد، نوعی بدبینی نسبت به مدیریت جامعه حاصل شود.
  7. افراط گرایی: شور و شوق حاصل از پیروزی انقلاب اسلامی، یک نوع افراط گرایی را در میان جوانان به وجود آورد که فکر می­کردند در کوتاه مدت باید مدینه فاضله را به وجود آورد. شعارهای حاکمیتی بسیار بلند پروازانه انتخاب شدند، اما در عمل انتظارات دور از دسترس با واقعیت های جامعه و ادارات سازگاری نداشت. همین امر باعث شد که خیلی از ایده آل ها به فعلیت نرسند و در حد
/ 0 نظر / 62 بازدید